دليل أدوات العمل من المنزل كل ما تحتاج معرفته

لا تشعر بالارتباك والحيرة في إدارة عملك من المنزل بسبب الملفات والمحادثات والمواعيد المبعثرة هنا وهناك، حسنًا قد يكون هذا طبيعيا في البداية، ولكن ما إن ترتب أعمالك جيدًا وتعرف الأداة المناسبة لكل مهمة ستجد الأمر بسيطًا سهلًا بل وممتعًا! نقدم لك أهم الأدوات التي لا غنى عنها في عملك من المنزل سواء كنت موظفًا مستقلًا أم تعمل في فريق أم تدير عملك الخاص.

• أدوات التقويم وحجز المواعيد

أدوات التقويم تعتبر أساسية في الأعمال بل والحياة عمومًا، لترتيب وحفظ مواعيد الاجتماعات والمهام ورالأحداث وغيرها.

1. Google Calendar

   تقويم جوجل من أشهر وأهم أدوات التقييم، وأهم ما يميزه إمكانية التكامل الضخمة مع أكثر من 800 أداة وله إصدارات تناسب كل الأجهزة، كما إنه مجاني مما يجعله اختيار ممتاز.

2. Nowsta

   أكثر من أداة تقويم، فإنها تشمل ميزات أخرى مثل جدولة الموظفين، وتتبع الحضور الآلي، وإدارة كشوف المرتبات والتنبؤ بالعمل.و يقوم النظام تلقائيًا بالتقاط ساعات العمل وحساب الأجور.

3. Bookafy

   يقوم Bookafy بأتمتة الجدولة والتذكير والتكامل مع التطبيقات الأخرى، مع السماح للعملاء بالحجز وإعادة الجدولة وإلغاء المواعيد تلقائيًا

4. Calendly

   يقوم Calendly بعمل رائع في تنسيق مواعيد الاجتماعات إذ يتيح للمستخدمين تعيين تفضيلات التوفر الخاصة بهم، ثم إرسال رابط الدعوة ويتم تقديم مجموعة من الأوقات والتواريخ المتاحة بناءً على مدى توفر المستخدم، ويمكنه الاختيار من بينها

• أدوات إنشاء وتعديل الملفات

1. Microsoft 365

   لا شك أن جميعنا تقريبًا استخدمنا بعض تطبيقات مايكروسوفت المخصصة لإدارة الملفات، يوفر Microsoft 365 (المعروف سابقًا باسم Office 365) تطبيقات الكمبيوتر والويب والموبايل لـ Outlook و Word و Excel و PowerPoint و OneNote و Publisher و Skype و OneDrive و Exchange Online وغير ذلك.

2. Google docs

   هي مجموعة تطبيقات من جوجل مشابهة لـ Microsoft 365 تجتوي على Google docs و Google sheets و Google slides و Google forms وغيرها، وهي بديل ممتاز سهلة الاستخدام تستطيع إنشاء وتعديل ملفات بكافة الأنواع أونلاين، كثير ممن جربوها تعودوا عليها واعتمدوا عليها في أعمالهم.

• أدوات تدوين الملاحظات

1. Keep

   أداة لتدوين الملاحظات من جوجل، تتميز بسهولة استخدامها وشكل العرض الجيد، لها إصدار ويب وموبايل وامتداد جوجل كروم، يمكنك كذلك أن تسجل ملاحظة بالكتابة أو صورة أو رسم أو صوت.

2. Evernote

   يساعدك Evernote على تدوين وإدارة الأفكار والمشاريع وأيضًا قوائم المهام. اكتب ملاحظات أو أرفق مستندات أو امسح الصور ضوئيًا أو صفحة من الويب. نظّم كل شيء من المشاريع الكبيرة إلى اللحظات الشخصية في مكان واحد، له ذلك إصدارات لجميع الأجهزة. وإمكانية للتكامل مع أكثر من 150 تطبيق.

• أدوات تصميم الصور أونلاين

1.    Adobe Creative Cloud

باقة Adobe تحتوي على عدة تطبيقات احترافية، يستخدم لتعديل الصور وإنشاء الشعار والبوسترات الدعائية وكذلك الفيديو، وهي من أقوى وأشهر برامج التصميم.

2.      Canva

Canva هي أداة تصميم رسومات ومستندات وعروض تقديمية وبطاقات وبروشور وفيديو جذابة، ويحتوي على مكتبة من النماذج القابلة للتعديل، وهذا ما يجعله بديلا سهلا لكل من يعمل أونلاين سواء كانت لديه خبرة في التصميم والجرافيك أم لا.

3.     GIMP

GIMP هو برنامج مفتوح المصدر open source لتعديل الصور يمكّن الشركات ومصممي الجرافيك والرسامين والمصورين من تحرير وتنقيح الصور وتصميم الشعارات والمميز أنه مجاني تمامًا.

• أدوات التواصل

لم يصبح التواجد في مكان واحد ضرورة إطلاقا، فهناك الكثير من الاختيارات التي يمكن استخدامها حسب احتياجات كل فريق من أجل التواصل عن بعد:

1. Slack

   لا بد أن نتكلم عن Slack ما دمنا نتحدث عن أدوات التواصل للأعمال، يتكامل Slack مع الأدوات والخدمات التي تستخدمها الشركات بالفعل ويقوم بتجميع الإشعارات والملفات والبيانات من مئات التطبيقات المختلفة في مكان واحد، ثم يتم أرشفة كل شيء تتم مشاركته حتى تتمكن فرق العمل من الرجوع إليها وقت الحاجة.

2. Google Chat

   تُمكِّنك Google Chat من تلقي الإشعارات تلقائيًا عندما يشارك المستخدمون الملفات وينشرون التعليقات على مستندات Google أو جداول البيانات أو العروض التقديمية. كما يمكن للفرق ربط النظام بتقويم Google لجدولة الاجتماعات بناءً على مدى توفر الموظفين. كما تستخدم منهجيات تسجيل الدخول الفردي والمصادقة الثنائية لتوفير تجربة مستخدم آمنة.مع إمكانية للبحث في المحادثات السابقة والملفات المشتركة.

3.  Workplace from Facebook
   يربط Workplace من Facebook الجميع في مؤسسة باستخدام ميزات Facebook المألوفة مثل الشات ومكالمات الفيديو والمنشورات والمجموعات. يتكامل مع معظم أدوات العمل التي تستخدمها بالفعل ويوفر طريقة بسيطة وآمنة وأكثر إنتاجية.

• أدوات الأتمتة

بعض الإجراءات اليومية المتكررة تأخذ الكثير من الوقت الذي كان يمكن الاستفادة به بشكل أفضل إن تم بدون جهد ووقت كل مرة، فالإجراء الصغير الذي يستهلك 5 دقائق مثلًا كل مرة ويكرر في اليوم 5 مرات يستهلك في اليوم 25 دقيقة وفي الشهر 650 دقيقة في أيام العمل ما يساوي أكثر من 10 ساعات! هل كنت تتخيل ذلك؟ حاول توفير ذلك الوقت الضائع، والحل السحري هو أدوات الأتمتة التي تستطيع أن تحفظ عليها إجراء معين ليتم بعد ذلك بشكل أوتوماتيكي بدول تدخل منك.

1. IFTTT

   ما يميزه أنه أداة سهلة للغاية، تختار الأداة التي تريد أن يبدأ الإجراء، ثم تختار من اختيارات موجودة نوع هذا الإجراء، ثم تختار الأداة الأخرى التي ينتهي عندها الإجراء وما نوع الإجراء الثاني، مثلًا: أذهب إلى انستجرام وأختار إن نشرت صورة جديدة، ثم أختار تويتر وأطلب منه أن ينشر هذه الصورة فور نشرها، وهكذا في كل مرة أنشر صورة على انستجرام تنشر أوتوماتيكيًا على تويتر.

2. Zapier

   يمكنك استخدام Zapier لإنشاء عمليات أتمتة أو كما يسميها zaps، وهو مناسب أكثر للعمليات الأكثر تعقيدًا والتي تتم بين أكثر من تطبيقين، كما يتكامل مع أكثر من 3000 تطبيق. بمجرد إنشاء zap سيستمر Zapier في تشغيله تلقائيًا من خلال لوحة التحكم، كما يمكنك تشغيل وإيقاف ال Zap كما تشاء. يمكنك أيضًا إدارة حسابات متعددة من لوحة تحكم واحدة. من المميزات أيضًا أنه يحتوي على مكتبة من عمليات الأتمتة التي أنشأها مجتمع مستخدمي Zapier.

• إدارة حسابات التواصل الاجتماعي

من الأشياء المربكة تعدد حسابات التواصل وخاصة للشركات أو الموظفين المستقلين الذين يديرو حسابات لأكثر من شركة، وهناك أدوات ممتازة لإدارتها:

1. Zoho social

يوفر Zoho social منصة سهلة لتتعامل معها وتنشر ما تريد على المنصات المختلفة بعد أن تختار أي المنصات تحديدًا ستنشر عليها، كما يمكنك الرد كذلك على الرسائل والتعليقات م نفس المكان، ويوجد به تقارير وافية لكل المنصات.

1. Hootsuite

من أشهر أدوات إدارة مواقع التواصل، ويحتوي على مميزات كثيرة، يمكنك استخدامه بجميع مراحل النشر بداية من التخطيط ثم مكتبة للمحتوى ثم جدولة النشر على المنصات المختلفة، ويمكنك أن تدير فريقك وتوجه لهم مهام معينة، مع التمتع بواجهات جميلة ومرنة.

2. Buffer

أداة بسيطة لإدارة مواقع التواصيل تناسب الأعمال الصغيرة وحتى المستقلين، يمكنك كذلك جدولة النشر على المنصات المختلفة ومتابعة أداء جملاتك ومنشوراتك، ويتكامل مع أدوات كثيرة جدًا.

• أدوات تتبع الوقت

الوقت أهم ما يملك الموظف المستقل، وأكثر ما يهم صاحب الأعمل لأنه يدفع مقابله، فكيف يمكن تتبع الوقت بدقة للاستفادة القصوى من؟

1. Toggl

   أداة بسيطة ومميزة في نفس الوقت تصلح للمستقلين والأعمال من الفرق الصغيرة إلى المؤسسات الكبيرة، تتمكن بسهولة من تتبع الوقت والتقارير المخصصة والساعات المدفوعة في تحسين عملك، ومن الجيد أنك تستطيع أن تفعل ذلك سواء كنت متصل بالانترنت أو لا، وبغض النظر عن نوع الجهاز لأنها تدعم إصدارات مختلفة وشبكة تكامل كبيرة.

2. TSheets

يمكنك الآن أن تتخلص من الأوراق والجداول وطريقة الإدخال اليدوية التي تكلف الكثير من الوقت والجهد، واجعل الأمر أسهل وأدق مع هذه الأداة، ليس فقط وقت أداء المهام، بل حساب المرتبات، وكذلك تتبع الوقت الوقت بناء على مكان الموظف حسب نظام تحديد المواقع GPS.

3. Harvest

من أشهر أدوات تتبع الوقت لفرق العمل، ويضيف لذلك إمكانية الفوترة بناء على ساعات العمل، بالتأكيد هذا مهم جدًا لكثير من الأعمال المعتمدة على الحساب بالوقت.

4. Clockify

   Clockify هو تطبيق بسيط لتتبع الوقت والجداول الزمنية يتيح لك وفريقك تتبع ساعات العمل عبر المشاريع. عدد غير محدود من المستخدمين، تسمح وظيفة تتبع الوقت للمستخدمين بتتبع التذكيرات، وبه إمكانية إعداد التقارير تمكن المستخدمين من إنشاء تقارير موجزة أو مفصلة أو أسبوعية. يمكن للمستخدمين أيضًا إدارة المهام وتقديرات الوقت وملفات تعريف الأعضاء بسهولة باستخدام أدوات إدارة المشروع وإدارة الفريق، كما أنه مجاني تمامًا.

• أدوات العرض

هذه الأدوات مناسبة للأعمال التي تعتمد على المنتجات والحلول الإبداعية، توفر مجموعة من قوالب التصميم القابلة للتخصيص لضمان أن تبدو مقترحاتك جيدة قدر الإمكان. كما أنها تسمح لك بحفظ أجزاء من النسخة يمكنك إعادة استخدامها بين المستندات. وتقدم مزايا أخرى تتجاوز توفير الوقت، كالإشعار أيضًا عندما يفتح العميل المستند الخاص بك وعرض إحصاءات حول الأشياء التي اهتم بها عملاؤك أكثر من غيرها. وتتيح في النهاية للعملاء الموافقة على العرض بشكل قانوني وكذلك تحصيل المدفوعات.

1. Better Proposals

Better Proposals هي منصة قائمة على الويب لأصحاب الأعمال الإبداعية والخدمات التي توفر للشركات إنشاء عروض مبيعات احترافية ومنسقة جيدًا، مع التوقيعات الرقمية، وتوفر عمليات تكامل مع كثير من التطبيقات الخارجية، يمكنك أن تعرف وقت فتح العروض أو إعادة توجيهها أو تنزيلها من أجل المتابعة في الوقت المناسب.

2. Proposify

   يقلل Proposify التدخل البشري في سير عمل الاقتراح الخاص بك، مما يسهل على مندوبي المبيعات إنشاء مقترحات ذات مظهر احترافي بسرعة تثير إعجاب العملاء المحتملين وتساعد على إتمام المزيد من الصفقات.

• مواقع تخزين وإدارة الملفات

في وقت ما تصبح كثرة الملفات وتشعبها أزمة حقيقية، كيف ترتبها وتحفظها من التلف وتسطيع الرجوع إليها لاحقًا بسهولة؟ هذه مهمة أدوات التخزين السحابية Cloud لتتمكن كذلك من فتحها من أي مكان وفي أي وقت والتعديل والتعليق عليها ومشاركتها بسهولة.

1. Dropbox

Dropbox Business هو خادم Server لمزامنة الملفات وتخزينها ومشاركتها مما يسمح للفرق من جميع الأحجام بحفظ ومشاركة الملفات بأي تنسيق والوصول إليها في أي مكان وعلى أي جهاز.

2. Google drive

Google Drive هي منصة تخزين سحابية ونسخ احتياطي للوصول إلى الملفات والمستندات والصور وغيرها، وتخزينها في مكان آمن، وإمكانية التعاون مع أشخاص آخرين، كما تتمتع أيضًا بإمكانية تكامل ضحمة من مئات الأدوات الأخرى، ويمكنك استخدامه مجانًا حتى 15 جيجا بايت.

• أدوات إدارة المصروفات

لن تخطئ في حساباتك المالية وتنساها ثانية! ستتمكن من السيطرة عليها ومعرفة كل جنيه من أين أتى وكيف ذهب، وتتمكن كذلك من رؤية تقارير واضحة تعينك على اتخاذ القرار الصائب.

1. Zoho Books

Zoho Books هو برنامج محاسبة مصمم لتبسيط عمليات الحسابات الداخلية، وأتمتة سير العمل المالي، وحساب الضرائب، والسماح بالتعاون الآمن مع المحاسبين ومع العملاء والموريدين وكل أطراف التعامل المالي. كما يمكنك الفوترة، والمميز أنه سهل مع ميزاته الكثيرة ويمكن تخصيص إعداداته ليناسب نشاطك تمامًا

2. Xero

   Xero أداة محاسبة أعمال صغير مزود بأدوات لإدارة الفواتير والتسويات البنكية والمخزون والمشتريات والمصروفات والدفاتر والفوترة وغيرها. مع تقارير مالية عامة وتفصيلية لجميع الحركات المالية. يتيح إمكانية تكامل مع عدد هائل من التطبيقات الأخرى.

3. FreshBooks

   يقوم FreshBooks بعمل الفواتير وتتبع النفقات وتتبع الوقت وإعداد التقارير وإدارة المدفوعات. ويمكن تعيين تذكيرات بالدفع التلقائي، ويمكن تتبع النفقات من خلال إرفاق الإيصالات بالفواتير، وإنشاء نفقات متكررة وأخذ لقطات من الإيصالات لأرشفتها.

   يمكن الاطلاع على الأوضاع المالية من خلال بيانات الأرباح والخسائر والملخصات الضريبية وتقارير النفقات. وتصنف FreshBooks رسوم معاملات بطاقات الائتمان وتوفر ملخصًا لجميع الإيداعات على واجهة البرنامج.

• أدوات استقبال وإرسال الأموال عن بعد

بعد أداء العمل عن بعد، لا بد من أداة تنظم الدفع حتى لا يحدث ضرر للعميل أو صاحب العمل، أدوات وطرق الدفع الإلكتروني كثيرة، منها:

1. Payoneer

تتيح منصة Payoneer الدولية للمدفوعات للمستخدمين إرسال واستقبال المدفوعات عبر أكثر من 200 دولة بأكثر من 150 عملة. كما يمكن للمستخدمين تتبع رصيد حساباتهم والمدفوعات وسجل المعاملات الكامل عبر الإنترنت.

تقدم Payoneer طرقًا متعددة لتحويل الدفع، مثل MasterCard® المدفوعة مسبقًا والتحويلات المصرفية والمحافظ الإلكترونية.

2. PayPal

منصة دفع رقمية مناسبة للشركات من جميع الأحجام، تمكن الشركات والأفراد من الدفع وقبول المدفوعات من خلال بوابة إلكترونية دون الكشف عن أي تفاصيل مالية.

يوفر PayPal عملية تسجيل دخول بضغطة واحدة، لذلك لا داعي لإعادة إدخال المعلومات في كل استخدام. يمكن للمستخدمين قبول المدفوعات الدولية من البنوك أو المحافظ الرقمية عبر المنصة.

3. المحافظ الإلكترونية

توفر شركات الاتصالات والتقنيات محافظ إلكترونية يمكن من خلالها إرسال واستقبال المدفوعات عبر الاتصال بأكواد معينة أو تطبيق مخصص، ويمكن كذلك الدفع من خلالها في كثير من الجهات، ويمكن السحب عن طريق ماكينات الصرف ATM أو بعض المحافظ الإلكترونية يمكنك من استخراج فيزا.

نصيحة

تعدد الأدوات لم يكن أبدًا مشكلة، بل هو فرصة كبيرة لتتمكن من اختيار الأنسب لك حسب عوامل كثيرة، أعطينا بعض النصائح والعوامل التي تساعدك في الاختيار في نهاية المقال:  دليل أدوات إدارة المشاريع عن بعد – 34 أداة يجب أن تعرفها   يمكنك أن تطلع عليها فإنها ستساعدك، وهناك أيضًا ستجد تفاصيل عن أدوات أخرى ستفيدك في عملك.