خمسـ5ــة أشياء تضيع وقت موظفيك عليك أن تتجنبها
أكثر 10 أشياء تضيع وقت الموظفين:
-
50% يستخدمون التليفون المحمول والرسائل النصية.
-
42% يضيعون الوقت في النميمة.
-
39% يستخدمون الإنترنت تضييع الوقت.
-
27% في فترة استراحة القهوة أو التدخين.
-
24% في التشتت بسبب زملاء العمل المزعجين.
-
23% في الاجتماعات.
-
23% البريد الالكتروني.
-
23% الاختباء من أجل تخويف الآخرين في العمل (بخ!).
-
15% بسبب زملاء العمل الذين يجرون المكالمات على مكبرات الصوت.
ووجدت إحدى الدراسات أن نحو 80% من الموظفين يضيعون وقت العمل، وهذا الوقت يتراوح بين نصف ساعة إلى أكثر من 3 ساعات يومياً. وهذا يعني أن 1 من كل 5 موظفين يضيع على الأقل ثلث وقت العمل، ولو حسبنا هذا الوقت على مقدار سنة كاملة؛ لتبين أنه يُضيع ما يصل إلى 780 ساعة سنوياً أو على الأقل 98 يوم عمل تقريباً. وهذا طبعاً من دون احتساب التكلفة المادية لهذا الأمر.
وطبقاً للدراسات والإحصائيات بخصوص هذا الأمر فإن أكثر القطاعات إضاعة للوقت هو القطاع الحكومي، حيث أن 25% من الموظفين يقضون وقتاً في تصفح الانترنت ومواقع التواصل الاجتماعي ويليه قطاع الخدمات والطاقة، أما العاملون في القطاع الصحي هم أقل الموظفين إضاعة للوقت.
لماذا يضيع الموظفون وقت العمل؟
أخصائية علم الإجتماع (رانية الحاج علي) تقول: ” هدر أوقات العمل يعود لشخصية الموظف نفسه وشعوره بالمسؤولية التي يقوم بها وشعور الموظف تجاه المؤسسة التي يعمل بها، وإن هدر أوقات العمل ما هو إلا مؤشر على عدم احترام المؤسسة ذاتها، أو أن المؤسسة لا توفر البيئة المناسبة للموظف وتمنحه الحد الكافي له من الدخل المادي”.
وبخصوص هذا الأمر قام موقع salary.com بعمل استبيان عن الأسباب التي تجعل الموظفون يضيعون أوقات العمل، وطبعاً لم تكن الإجابة مثلما توقعت ” لأنهم يتقاضون رواتب أقل”، بل على العكس كان حصول الموظفين على رواتب أقل في المرتبة الأخيرة بنسبة 18%. وجاءت النسب كالتالي:
-
35% من الموظفين يضيعون الوقت في العمل لأنهم لا يواجهون تحديات كافية.
-
34% أدعوا أنهم يضيعون الوقت لأن ساعات عملهم طويلة جداً.
-
32% يعتقدون أن شركتهم لا تمنحهم أي حافز للعمل بجدية أكبر.
-
30% منهم ببساطة غير راضيين.
-
23% من المشاركين يضيعون الوقت في العمل لمجرد أنهم يشعرون بالملل.
مع قيام الكثير من العاملين بشيء آخر غير العمل كل يوم، ما الذي يجب على صاحب العمل فعله؟!
منع مواقع التواصل الاجتماعي والمواقع الشخصية لا يفيد!
قال 30% من المشاركين في استبيان موقع salary.com أن أصحاب العمل يحظرون مواقع التواصل الإجتماعي في العمل مثل: فيسبوك وتويتر وإنستجرام. ولكن لسوء حظ جهود الشركات التي تحجب هذه المواقع ليست مثمرة بالمرة؛ لأن 60% من الأشخاص الذين شملهم الاستطلاع قالوا أنهم ببساطة يستخدمون هواتفهم الشخصية وأجهزتهم المحمولة للوصول إلى هذه المواقع خلال ساعات العمل.
ولكن على العكس تماماً قد يضر هذا بمصلحة الشركة، حيث سيميل العديد من الموظفين إلى نقل نشاطهم إلى أجهزتهم الشخصية التي غالباً ما تكون أقل أماناً وغير خاضعة للرقابة تماماً.
ويبدو أيضاً أن الموظف لا يهتم بذلك، حيث قال 79% من الأشخاص الذين شاركوا في الاستطلاع أنهم ببساطة لا يهتمون بما إذا كان أصحاب العمل يحظرون مواقع ويب معينة أم لا، وأن ذلك لن يؤثر على قرارهم بالعمل هناك.
الاجتماعات الكثيرة غير المثمرة
على الرغم أن الشركات ترى أن أكبر أسباب ضياع وقت العمل هو الانترنت، إلا أن الموظفين لهم رأي آخر؛ فوفقاً لـ 47% من المشاركين في استبيان موقع salary.com فإن أكبر مضيعة للوقت هو الاضطرار إلى حضور عدد كبير جداً من الاجتماعات، ويلي ذلك التعامل مع سياسات المكتب بنسبة 43%.
كيف تحافظ على وقت موظفيك للعمل بكفاءة أعلى؟
-
فترات الراحة القصيرة مفيدة جداً
قال 71% من المشاركين في الإستطلاع _أي ما يقرب من ثلاثة أرباع المشاركين_ أنهم يعتقدون أن فترات الراحة القصيرة على مدار اليوم مفيدة جداً. وأشار أولئك الذين شملهم الإستطلاع إلى ان الموظفين من المرجح أن يكونوا أكثر إنتاجية مع فترات توقف قصيرة للتحقق من فيسبوك وتويتر.
-
تنمية ثقافة عمل إيجابية داخل المكتب
عندما يعرف موظفوك بالضبط ما هو متوقع منهم ويرون أن الجميع يعمل نحو هدف مشترك واحد، سيساعد هذا على تشجيع العمل الجاد وسيقيتل إهدار الوقت.
-
تثقيف الموظفين
ربما يكون تثقيف الموظفين حول مخاطر إضاعة وقت العمل وعواقبها على المؤسسة والموظف معاً طريقة أفضل للتعامل مع هذه المشكلة.
-
علمهم القدرة على قول “لا” أو ” التفويض”
يريد الفريق الجيد أن يكون داعماً ومفيداً لأعضائه، ولكن في بعض الأحيان عدم قول “لا” للطلبات الجانبية وأثناء يوم العمل قد يؤدي إلى نتائج عكسية بين بعضهم البعض. لذلك شجع الموظفين على وضع حدود ثابته والتركيز على مهامهم وأهدافهم.
واستخدم جلسات بناء الفريق لتدريبهم بطرق مهذبة وحازمة لقول “لا” حتى يتمكنوا من فعل ذلك دون تنفير زملائهم.
-
تتبع وقت الفريق
هناك الكثير من التطبيقات التي تراقب الإنتاجية وتقيس الوقت؛ حيث تقوم بقياس الوقت المهدور وقياس عدد ساعات العمل والإنتاجية في العمل، مثل “Time doctor”. فيمكنك استخدام مثل هذا التطبيقات مع الفريق ومعرفة فيما يضيع أفراد الفريق وقت عملهم؛ لأن الجميل في هذا التطبيق أو المزعج أيهم أقرب بالنسبة لك _ على حسب إذا كنت موظف أو صاحب عمل_ أنه يأخذ لقطة شاشة للتطبيقات الجانبية التي يستخدمها الموظف خارج التطبيق ويرسلها إلى رؤسائه في العمل.
-
نصائح سريعة:
-
- تجول في القسم أو المكتب عدة مرات في اليوم وهذا سيعطيك فرصة لمعرفة الأنشطة المضيعة لوقت الموظفين.
- شجع الموظفين على إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني أثناء عملهم على مهمة ما، ودربهم على تخصيص جزء من الوقت مرة أو مرتين يومياً للتعامل مع الرسائل الجديدة.
- قيم الموظفين وفقاً لإنتاجهم وليس للوقت الذي يقضونه في العمل.
- درب الموظفين على مهارة إدارة الوقت.
- اعقد اجتماعات أقصر، أو ضع أياماً معينة للاجتماعات.
- كن مرناً في تحديد ساعات العمل.
أما إذا كنت موظفا تعمل في شركة وتريد القضاء على مثل هذه العادة السيئة من أجل رفع إنتاجيتك فإليك هذه الحلول:-
ابتعد عن النميمة.
-
من الصعب عدم الوقوع في هذا الفخ، لأن الإحصائيات تظهر أن النميمة تلتهم ما يصل تقريباً إلى ساعة في اليوم في بعض المكاتب. وأسهل حل هو الابتعاد عندما تبدأ النميمة.
-
استخدم سماعات الأذن العازلة للصوت.
إذا منعك زميل عمل مزعج من أن تكون منتجاً، ارتد سماعات أذن عازلة للضوضاء، أو اطلب نقل مكتبك إلى مكان آخر أكثر هدوءاً.
-
قاطع الإنترنت أثناء العمل.
ابق بعيداً عن الإنترنت تماماً أثناء فترة العمل، طالما أنك لا تحتاجه في إنجاز مهمة ما.
-
خصص وقتاً للتعامل مع البريد الإلكتروني.
يمكن أن يكون التحقق كل يوم من عشرات الرسائل في البريد الإلكتروني مضيعة للوقت، لذلك بدلاً من قراءة كل رسالة والرد عليها عند ورودها خصص وقتاً كل يوم للتعامل مع هذه الرسائل طالما أنها غير مُسْتَعْجَلَة.
-
تخلص من الاجتماعات غير الضرورية.
إذا كانت الاجتماعات تستنزف إنتاجيتك فأبذل قصارى جهدك للتخلص من الإجتماعات غير الضرورية. إذا كنت حقاً غير مطالب بالتواجد فتخطه.
قد يبدو أحياناً أنه من المستحيل إنجاز قائمة الأعمال الخاصة بك خلال يوم عمل مدته ثماني ساعات فقط، ولكن إذا كنت مجتهداً في التخلص من هؤلاء الذين يضيعون وقتك، فقد تكتشف أن يومك يصبح أكثر سلاسة وستحصل على الكثير من الإنجازات.
وفي النهاية، إذا كنت صاحب عمل حاول أن تتفهم أن الموظفين هم عوامل بشرية وليسوا آلات للعمل فقط؛ فهم يحتاجون إلى الراحة والتشجيع وغيره من الأمور التي تزيد من إنتاجيتهم.
وأما إذا كنت موظف فتذكر أن وقت العمل – الذي يدفع لك مقابله مال – هو أمانة ويجب عليك أن تصون الأمانة.