دراسة حالة: Clockify

Clockify هو الوقت الوحيد لرصد التطبيق في السوق التي هي حرة. من السهل جدا استخدامها بحيث يمكنك أنت وفريقك تتبع وقت العمل بنقرة واحدة فقط. Clockify تدور تماما حول إدخالات الوقت. يمكنك تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل على الأشياء واستخدام التقارير لمراجعة أسابيع العمل. يمكنك أيضا دعوة الآخرين إلى Clockify بحيث يمكنك مراقبة ومناقشة الوقت معا. العديد من الشركات، ورجال الأعمال المستقلين، والمستقلين يستخدمون بالفعل أدوات مراقبة الوقت.

دعونا نعرض لك أولا كيف يعمل جهاز ضبط الوقت Clockify

عند بدء العمل على شيء ما، اضغط على"ابدأ"ثم سيبدأ المؤقت العد. ستلاحظ أن رمز علامة التبويب سيتحول إلى اللون الأزرق، مما يتيح لك معرفة أن المؤقت يعمل على الرغم من أنك في علامة تبويب أخرى. يمكنك كتابة ما تعمل عليه ثم إيقاف المؤقت. سترى كم من الوقت قضيت تتبع اليوم. عندما تكون مستعدا لمواصلة العمل على النشاط.

بجوار إدخال الوقت، اضغط على زر"تشغيل". سيؤدي ذلك إلى بدء مؤقت جديد لتلك المهمة، وهو أمر مفيد عند أخذ استراحة إذا بدأت العمل قبل بدء تشغيل المؤقت. أدخل وقت البدء الحقيقي الخاص بك عن طريق النقر على الوقت. عند إيقاف المؤقت للمرة الثانية لهذا النشاط، اضغط على"x"لإلغاء المؤقت. 

يتم عرض كل إدخال بشكل منفصل. يمكنك أيضا إدخال الوقت للمهام السابقة يدويا. التبديل إلى الوضع اليدوي أولا. إذا لم تفكر في وقت البدء والانتهاء، فاكتب المدة بدلا من ذلك. إذا لم يحدث الإجراء اليوم، يمكنك استخدام التقويم لتحديد تاريخ وإضافة وقت إليه بأثر رجعي. طريقة أخرى سهلة لتأمين الوقت تكرار إدخال موجود وتحديد موقع الإدخال الذي تريد تسجيله مرة أخرى.

لتغيير التاريخ، انقر على الاختيارات المكررة. عندما تريد إجراء إدخال ولكن لا يمكنك استخدام الوضع اليدوي لأن المؤقت قيد التشغيل بالفعل، فإن التكرار مفيد. يمكنك حذف إدخال إذا أردت ذلك. 

يمكنك أيضا تحرير إدخالات جماعية حسب:

• تمكين وضع التحرير المجمع
• ثم تحديد الإدخالات، وتحديد التحرير المجمع
• التحقق مما تريد تغييره
• إدخال القيمة الجديدة، وحفظ

يمكنك تعديل إدخالات فريقك في التقرير الشامل إذا كنت مسؤولا. إذا كنت ترغب في تعطيل التحرير أو إضافة الوقت يدويا، فقم بنفس الشيء. يمكنك السماح باستخدام مؤقت القوة في "إعدادات"مساحةالعمل، ولكن لن يتمكن المستخدمون بعد الآن من الانتقال إلى الوضع اليدوي أو تحرير أوقات البدء والانتهاء من إدخالات الوقت الحالية.

كيف تستخدم جدول زمني لتسجيل الساعات؟

أولا، تحقق من حسابك لمعرفة ما إذا كان لديك جدول زمني. يمكن تنشيطه في إعداداتمساحة العمل . عندما تسمح بذلك، سيظهر في الشريط الجانبي ليراه فريقك بأكمله. اختر مشروعا من القائمة وأدخل ساعات في عمود اليوم المقابل بعد إدخال الجدول الزمني.

يمكنك اختيار مهمة من قائمة مهام المشروع وإدخال الوقت المناسب لها. عند تسجيل الوقت وتحوم فوق خلية، ستظهر ثلاث نقاط. يمكنك النقر عليها لطرح نافذة حيث يمكنك ملء المزيد من المعلومات حول الوقت الذي قمت بتسجيل الدخول. يمكنك، على سبيل المثال، إنشاء قائمة بما عملوا عليه وحفظه.

ستلاحظ النقاط الثلاث لا تختفي. وهذا يعني أن الوقت يحتوي على مزيد من التفاصيل حتى تتمكن من معرفة ما إذا كنت قد أضفت ملاحظات أم لا لتسجيل الوقت للمهام الإضافية في لمحة. إذا ارتكبت خطأ، يمكنك مسح الصف بأكمله، بالإضافة إلى الأوقات التي أدخلتها. عندما يبدأ أسبوع جديد، سيتم إعطاؤه جدولا زمنيا جديدا، ولا يزال بإمكانك الرجوع إلى الوراء والنظر إلى الجداول الزمنية السابقة أو حتى المستقبلية.

في طريقة عرض التقويم، يمكنك مشاهدة كل الوقت الذي تتم مراقبته حتى تتمكنمن:

• لاحظ عادات العمل لمعرفة كيف يبدو يومك في لمحة.
• تحقق لمعرفة ما إذا كان هناك أي ثقوب في يومك فشلت في تسجيل الوقت.
• تحقق لمعرفة ما إذا كنت قد حجزت الوقت مرتين وكان لديك إدخالات متضاربة.

سوف يعرض Clockify جميع أحداث تقويم Google أو Outlook، مما يسمح لك بما يلي:

• قارن وقارن بين كيفية جدولة يومك مقابل كيف اتضح (أي ما قمت بتتبعه)
• إنشاء إدخالات الوقت استنادا إلى الأحداث على التقويم.

يجب على كل مستهلك ربط تقويمه بمفرده. الأحداث من التقويم المرتبط مرئية لك فقط (لا يتمكن المسؤولون والمسؤولون من مشاهدة الأحداث من التقويم المتصل).

لقطع الاتصال بالتقويم، انقر فوق زر الارتباط، ثم النقاط الثلاث، ثم حدد قطع الاتصال من القائمة المنسدلة.

كيف تقوم Clockify بتحليل وقت التتبع؟

عندما تقوم أنت أو فريقك بإدخال الوقت، سيظهر في لوحة المعلومات والتقارير على الفور. تمنحك لوحة المعلومات ملخصا لتاريخ نشاطك بالكامل. استنادا إلى لون المشروع، يمكنك معرفة مقدار الوقت الذي قضيته في التحقق كل يوم والمكان الذي ذهب إليه الوقت.

لدى لوحة معلومات الفريق الآن ساعات أكثر، بالإضافة إلى جدول جديد أدناه يسرد جميع أعضاء فريقك ويعرض نشاطهم. يمكنك أن ترى، على سبيل المثال، أن هذا الشخص يعمل حاليا على هذا وأن هذا الشخص عمل سابقا على هذا.

تحوم الماوس على وقت البدء سوف تكشف عن ذلك. العمود الإجمالي، الذي يعرض إجمالي وقت المسار للمدة بالإضافة إلى توزيع مرئي للمكان الذي ذهب إليه الوقت، هو أحدث مهمة.

نظرا لأن الجدول يعرض جميع المستخدمين، يمكنك رؤية المزيد من المعلومات، والتي يمكن أن تكون مفيدة للغاية. عندما تنظر إلى العمود الإجمالي لمعرفة المستخدمين الذين لم يقدموا أي وقت في إطار زمني معين ، على سبيل المثال ، يمكننا اختيار اليوم لرؤية أي شخص لم يسجل دخوله اليوم.

بالنقر فوق اسم العمود، يمكنك فرز الجدولأبجديا أو حسب الوقت الإجمالي. يتم تحديث التاريخ تلقائيا كل دقيقة، ولكن يمكنك أيضا تحديث الصفحة يدويا. إذا كنت تستخدم جدول النشاط بشكل متكرر، فيمكنك تثبيته في أعلى الصفحة بحيث يكون مرئيا دائما.

تقارير Clockify

هناك ثلاثة أنواع مختلفة من التقارير التي تقدم Clockify وهي:

• تقارير موجزة

التقرير الرئيسي الذي ستراجع فيه البيانات هو التقرير الموجز. فإنه يعرض كامل المسار الوقت ويمكن تقسيمها إلى أي البعد الذي تحتاجه. يمكنك مشاهدة إجمالي مقدار وقت المسار هذا الأسبوع، على سبيل المثال. يتم تقسيم إجمالي مقدار الوقت المستغرق في التحقق في اليوم، بالإضافة إلى جدول موجز، حسب المشروع.

كما يتوفر تصنيف حسب المعلمات الأخرى. يمكنك، على سبيل المثال، تجميع التقرير حسب المستخدم، وسيعرض الجدول من الذي قضى وقتا في التتبع.

يمكنك تقسيم البيانات باستخدام مجموعة فرعية مثل البيانات. إذا كنت تريد مشاهدة بيانات طوال الشهر أو إطار زمني آخر، يمكنك تمديد المستهلك لمعرفة مقدار الوقت الذي قام بمراقبتها حسب اليوم. تتوفر عوامل التصفية لمساعدتك على معرفة ما تحتاجه. على سبيل المثال، إذا كنت تريد فقط مشاهدة الوقت لعميل واحد، يمكنك اختيار ذلك العميل والضغط على عامل التصفية. 

بعد أن يظهر التقرير ما تحتاجه ، يمكنك إما تنزيله ك pdf منسق بشكل جيد أو كبيانات Excel خام، أو يمكنكمشاركة رابط للتقرير المباشر من قبل

• النقر على أيقونة المشاركة
• إنشاء ارتباط
• نسخ رابط عام يمكنك إرساله إلى الآخرين
• تقارير مفصلة

يتم استخدام التقرير المفصل لتقديم نظرة عامة مفصلة عن كل وقت المسار. يحتوي على قائمة بكافة إدخالاتك ومدخلات فريقك.

إذا كنت مسؤولا، فإن التقرير الشامل مفيد للغاية. يمكنك تحرير الإدخالات بالنقر فوق الإدخالات التي تريد تغييرها. يمكنك، على سبيل المثال، تصفية الإدخالات التي ليس لديها مشروع وتصنيفها بشكل صحيح قبل تصدير النتائج.

تقارير مفصلة تصدير ميزة مفيدة جدا أيضا لأنه يتضمن كل من البيانات. يمكنك استخدامه للنسخ الاحتياطية الشخصية أو الجداول المحورية في إكسيل، وهناك أيضا تحديث أسبوعي.

• التقارير الأسبوعية

يعرض لك التقرير الأسبوعي البيانات بتنسيق جدول زمني أسبوعي، مما يسمح لك برؤية توزيع حسب المشروع والمستخدم لكل يوم من أيام الأسبوع. يمكنك اختيار التصنيف الأساسي وما إذا كنت تريد رؤيته أم لا. تتبع وقتك أو المبالغ القابلة للفواتير.

المشاريع مفيدة لتصنيف وتجميع إدخالات الوقت المرتبطة بنفس نوع الوظيفة.

تساعدك المشاريع على تحليل البيانات وإنشاء تقارير أكثر دراية بالبيانات وتتبع مكان وكيفية قضاء وقتك.

عادة ما يرتبط كل مشروع بالعميل، ولكن يمكنك إنشاء مشروع بدون مشروع (مثل أشياء الشركة الداخلية). قد يكون لدى العميل عدة مشاريع، ولكن يمكن أن يقترن كل مشروع مع عميل واحد فقط.

يمكن للمسؤولين فقط إنشاء المشاريع بشكل افتراضي، ولكن إذا قمت بتعيين من يمكنه إنشاء مشاريع وعملاء لأي شخص في إعدادات مساحة العمل، يمكنك السماح للمستخدمين العاديين بالقيام بذلك.

عند مراقبة الوقت، يمكنك اختيار المشروع الذي قمت به. سيتمكن الأشخاص الذين هم في المشروع فقط من اختياره أثناء مراقبة الوقت إذا تم تعيين المشروع إلى خاص (مرئي فقط لمجموعة معينة).

كيف يمكنك دعوة الفريق لاستخدام Clockify لمراقبة وقتهم والتحكم في أذوناتهم؟

انتقل إلى صفحة الفريق واضغط على "إضافةعضو جديد"لدعوة شخص ما.

ملء عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك واضغط على "إضافة." يمكنك أيضا دعوة مستخدمين متعددين في وقت واحد باستخدام فاصلة لفصل العناوين. عند دعوة مستخدم جديد، سيعطيهم النظام رسالة بريد إلكتروني تدعوهم للانضمام. يمكنك نسخ ومنحهم الاتصال بنفسك إذا لم يتلقوا بريدا إلكترونيا. عندما ينقر أحد أعضاء الفريق على رابط الدعوة، يمكنه إدخال اسمه واختيار كلمة مرور لتسجيل الدخول بها. عندما يقبل المستخدم الدعوة، يصبح عضوا في مساحة العمل الخاصة بك ويمكن أن يبدأ مراقبة الوقت.

إذا كان لدى المستخدم حساب بالفعل، فيجب عليه تسجيل الدخول عبر متصفحه وقبول الدعوة من الإشعار لقبول الدعوة. بعد ذلك، سيتم تعيينهم إلى محطة العمل الخاصة بك.

عند إجراء إدخال وقت أو بدء مشروع، فإنه سيظهر فقط في مساحة العمل الخاصة بك. لذا، إذا قمت بالتبديل إلى مساحة عمل مختلفة. ستجد أن إدخالات الوقت والمستخدمين والمشاريع كلها مختلفة. إذا لم يكن زملاء العمل بحاجة إلى مساحات عمل متعددة، فيمكنهم إلغاء تثبيت تلك التي لا يستخدمونها عن طريق تحديد"إدارة"ثم"ترك".

قد تكون مساحات العمل المتعددة مفيدة إذا كنت ترغب في الحفاظ على تنظيم بياناتك، ولكن ضع في اعتبارك أنك لن تتمكن من تشغيل تقرير واحد لكل منها. يمكنك تعيين شخص ما على أنه غير نشط لمنعه من الوصول إلى مساحة العمل الخاصة بك، ولن يتمكن من الوصول إليها مرة أخرى حتى تقوم بإعادة تنشيطها.

إذا كنت تريد حذف شخص ما تماما، يجب عليك أولا إلغاء تنشيطه، وبعد ذلك سترى خيار الإزالة. بعد ذلك، سيتم حفظ كل وقت المسار الخاص بهم في مساحة العمل الخاصة بك، ولن يتمكنوا من تسجيل الدخول حتى تقوم بدعوتهم مرة أخرى.

يمكنك تتبع وقتك مجانا وتحديث لاحقا إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الميزات. املأ الجداول الزمنية والتقويمات لموظفيك بإضافة وقت واحد أو أكثر من المستخدمين في وقت واحد. لإخفاء الوقت المراقبة بحيث يمكن للمسؤولين والمشاريع والتقارير وصفحات الفريق فقط مشاهدته من المستخدمين اليوميين.

يمكنك تجربة كافة الميزات الإضافية لمدة أسبوع واحد مجانا (باستثناء Sso، النطاق الفرعي المخصص، حسابات التحكم، والجداول الزمنية للاستيراد)، بدون الحاجة إلى بطاقة ائتمان. لتمديد الإصدار التجريبي أو طلب عرض تجريبي عبر الاتصال بفريق المبيعات.