30 الأدوات الأساسية يجب أن تعرف لبدء العمل ك VA (مساعد الظاهري)!

يا هذا! جعلت عقلك يعمل ك VA؟ خيرًا لك! ومع ذلك، لا يزال هناك طريق طويل يجب أن قطعه. كما ذكر في المقالة السابقة ، (كسب المال من العمل المنزلي كمساعد الظاهري) ؛ المهارات هي جوهر أي مساعد الظاهري لتبرز في الحشد.

في هذه المقالة، سوف يتم تزويدك بالأدوات الأساسية التي ستحتضن مهاراتك ومواهبك. لحسن الحظ ، كل شيء على الانترنت. لذلك، والحصول على راحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك كما كنت على وشك الغوص في ركوب ناجحة جدا!

أفضل برامج البريد الإلكتروني للمساعدين الظاهري

عنوان البريد الإلكتروني المهنية ضرورة. يمكنك الاختيار بين برامج البريد الإلكتروني المختلفة حيث أن لكل منها فوائده الخاصة.

مايكروسوفت أوتلوك

وهو يدعم البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويم وغيرها الكثير. يمكنك مشاركة المرفقات من OneDrive، وعرض ملفات تعريف LinkedIn، والوصول إلى جهات الاتصال بمساعدة تكامل Office.

تحقق من مايكروسوفت توقعات الاستعراضات. 

Gmail

فهو يمنحك امتياز الوصول إلى تطبيقات G-suite الأخرى مع سعة تخزين 30 جيجابايت من البريد الوارد. انها سهلة الاستخدام والأكثر استخداما.

تحقق من مراجعات Gmail.

ياهو! البريد

ياهو! البريد هو أداة مراسلة تقليدية تدعم حسابات متعددة وتنبيهات البريد الإلكتروني.

تحقق ياهو! البريد مراجعات .

مشاركة الملفات وإدارة المستندات

بفضل التكنولوجيا المتطورة! لم تعد بحاجة إلى الخوض في حلقة من إصدارات نفس الملف للعثور على أكثرها تحديثا. هناك الآن الكثير من تطبيقات مشاركة الملفات وإدارة المستندات مما يوفر لك الكثير من الوقت والجهد.

Dropbox

Dropbox هو واحد من تطبيقات تخزين الملفات الأكثر شعبية في العالم. اعتبارا من بداية عام 2020 ، سجل أكثر من 600 مليون مستخدم على Dropbox ، وفقا للهرولة الموسعة.

يقوم بتخزين الملفات ومشاركتها في موقع مركزي لتحسين التعاون بين الفرق.

محرك جوجل

يسمح لك Google Drive بتخزين الملفات ومشاركتها مع الفرق الافتراضية للعمل بشكل متزامن على نفس المستند أو الورقة.

وبما أنه ينتمي إلى عائلة G-suite، فإنه عادة ما تتم مزامنته مع Gmail الخاص بك حتى تبقى على اطلاع على حالة عملك.

يتضمن Google Drive أيضا أدوات أخرى لإدارة المستندات مثل:

• مستندات لمعالجة النصوص
• شرائح للعروض التقديمية
• أوراق جداول البيانات
• نماذج للاستقصاءات

ملحقات المستعرض

إليك بعض إضافات المتصفح التي سيجدها أي مساعد افتراضي مفيدة.

إيقاف علبة الوارد مؤقتا

كما يوحي الاسم ، فإنه مجرد وقفة البريد الوارد البريد الإلكتروني الخاص بك حتى تقوم بتشغيله مرة أخرى. فإنه يسحب المكونات لبيئة عمل سلمية في حال كان لديك مشروع كبير يحتاج إلى كل الاهتمام الكامل.

مانع ال الإعلانية

في الوقت الحاضر ، أصبح مانع الزى امتدادا لا غنى عنه لمتصفحات الإنترنت. كما أنه يمنع تلقائيا جميع الإعلانات التجارية أثناء البحث عن معلومات متعلقة بالعمل.

فهو يضمن الخصوصية، وتحميل أسرع وتقليل هدر الموارد من خلال استبعاد أنظمة تتبع الإعلانات.

إيفرنوت ويب كليبر

عدد لا يحصى من الإشارات المرجعية المحفوظة في المتصفحات الخاصة بك تجعلك تنسى في الواقع لماذا قمت بحفظها في المقام الأول.

بدلا من ذلك، يمكنك Evernote Web Clipper من حفظ المعلومات الدقيقة التي تريدها من صفحة الويب. فهو يتيح لك خيار حفظ صورة أو مقالة أو تمييز النص.

مؤتمرات الفيديو

في العقد الماضي، من المتوقع أن يقوم 50٪ من الموظفين العمل عن بعد، كما ذكرت LoopUp في عام 2018.

وعلاوة على ذلك، المساعدين الظاهري الذين يعتمدون على مؤتمرات الفيديو بدلا من رسائل البريد الإلكتروني والدردشات فقط تميل إلى أن تكون أكثر قدرة على التغلب على أي سوء فهم.

من المستحسن جدولة المكالمات الأسبوعية مع عملائك على المدى الطويل لمناقشة التحديثات والحصول على تعليقات فورية.

وبسبب هذا الوباء، ازدهرت تطبيقات مؤتمرات الفيديو، وأثبتت فائدتها. فيما يلي أمثلة يمكنك استكشافها لتحديد التطبيق المناسب لك.

التكبير

التكبير اشتعلت درب لصناعة مؤتمرات الفيديو. إنه تطبيق مؤتمرات الفيديو الأكثر استخداما في جميع أنحاء العالم.

وأشارت ميديوم إلى أن زوم قفز من 10 ملايين مشارك في الاجتماعات اليومية في ديسمبر 2019 إلى 300 مليون في أبريل 2020.

وقد ازدهرت في خضم الوباء بسبب طائفتها الواسعة من السمات. على سبيل المثال ، لا يقتصر فقط على مؤتمرات الفيديو ، بل يستضيف الأحداث الافتراضية وندوات الفيديو عبر الإنترنت.

خدمات تكبير وتوسيع HD الفيديو والصوت والتسجيل والنصوص، وتقاسم الشاشة، ونظم الهاتف المؤسسة وغرف مقسمة. مع هذه الميزات المتميزة مجتمعة، يصبح التكبير الأولوية الأولى للشركات والاستخدام المهني.

لقاء جوجل

وحدث الشيء نفسه مع لقاء جوجل. زاد الاستخدام اليومي 30x مضيفا 3 ملايين مستخدم جديد و 3 مليارات محضر اجتماع فيديو يوميا في يناير 2020 ، كما ادعت إنديا تايمز. إنها إضافة جديدة لتطبيقات G-suite التي تهدف إلى استبدال Google Hangouts. وتشمل ميزاته الفريدة إضافة تسميات توضيحية في الوقت الحقيقي يتم إنشاؤها بواسطة البرامج لإجراء محادثة فائقة الوضوح.

Join.Me

Join.Me مناسبة للمستخدمين غير البارعين في التكنولوجيا لأنها سهلة الاستخدام. يمكن أن تصبح مفيدة مع العملاء الذين هم من كبار السن أم لا في التكنولوجيا.

الجدولة والمواعيد

المنظمة هي المحور الرئيسي للنجاح الأبدي. من المحتم أن يستخدم المساعدون الافتراضيون برامج التقويم لجدولة وتخطيط مواعيدهم في وقت مبكر.

تقويم جوجل

إنها أداة الجدولة الأكثر شيوعا حيث أنها مضمنة بالفعل في عنوان Gmail الخاص بك.

فهو يسمح لك بمزامنة حسابات متعددة مما يمنحك عرضا عاما لجدولك. يمكنك أيضا إنشاء أحداث ومشاركتها مع أطراف خارجية.

كاليندلي

يتيح لك Calendly إرسال رابط إلى عملائك لحجز المواعيد وفقا لجدولك الزمني. في غضون ذلك ، فإنه يخفف من جمع مدفوعات بطاقات الائتمان.

X.ai

X.ai مدعوم من الذكاء الاصطناعي لجدولة الاجتماعات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة. على الرغم من ذلك، يمكنك برمجته للقيام بمهام منتظمة.

أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

في حين أن هناك درجة مرهقة من الاختلافات بين منصات وسائل التواصل الاجتماعي ، يفترض أن بعض التطبيقات مفيدة للمساعدين الافتراضيين العاملين في وسائل التواصل الاجتماعي.

على سبيل المثال، هناك العديد من التطبيقات التي يمكنها جدولة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي وتحليل أداء حملاتك على وسائل التواصل الاجتماعي.

مخزن مؤقت

المخزن المؤقت هو تطبيق برمجي متاح على الويب والهاتف المحمول يوفر للمستخدمين خيار جدولة المشاركات لحسابات وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة مسبقا.

يمكنك جدولة المشاركات طوال الشهر وتركها إلى المخزن المؤقت لنشرها في التواريخ والأوقات المحددة.

يتيح Buffer الوصول إلى مشاركاتك ومشاركتها وأدائها العام، مما يولد رؤى وتقارير متعمقة تسلط الضوء على أي نتائج مهمة.

إنه مجاني لما يصل إلى 3 حسابات حيث يمكنك الاشتراك في الإصدار المميز كلما زاد عدد العملاء.

هوتسويتي

وبالمثل ، Hootsuite هو مجدول وسائل الاعلام الاجتماعية المعروفة. ومع ذلك ، فإنه يدير الإعلانات المدفوعة أيضا.

الميزة الرئيسية هنا هي علبة الوارد العالمية التي تسمح لك بالوصول إلى الرسائل والرد عليها عبر منصات مختلفة في وقت واحد.

سيساعدك ذلك على تتبع الرسائل الواردة من أجل البقاء متجاوبا قدر الإمكان.

أوكتوبوست

على عكس Buffer و Hootsuite ، يأخذك Oktopost إلى المستوى التالي من الاحتراف.

وهو يتجاوز أساسيات جدولة وسائل الإعلام الاجتماعية ، وعلاج المحتوى وتقارير التحليل على طول الطريق إلى استهداف الشركات B2B المؤسسة.

Oktopost قيمة لمديري وسائل الاعلام الاجتماعية كما أن لديها العشرات من الميزات المتقدمة.

أيضا، تحقق من مقال DigiUTM على 25 Apps لمساعدة الشركات الصغيرة على إدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بها من هاتفها المحمول.

أدوات إدارة كلمة المرور

المنظمة تولد التنظيم. خاصة بالنسبة لمديري وسائل التواصل الاجتماعي ، من المستحيل حفظ جميع كلمات المرور التي تستخدمها حيث أن الحسابات المدارة وفيرة للغاية بحيث لا يمكن تذكرها.

بالإضافة إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي ، هناك أدوات عمل ومتاجر عبر الإنترنت والخدمات المصرفية عبر الإنترنت وعضوية النادي.

الصيحه! لا يهم كم عدد الحسابات لديك. أدوات إدارة كلمة المرور هنا بالنسبة لك.

يؤمن مديرو كلمات المرور عمليات تسجيل الدخول في مكان واحد. وبالتالي، تحتاج فقط إلى تذكر كلمة مرور التطبيق.

من الواضح أن كلمة المرور يجب أن تكون قوية بما فيه الكفاية تحتوي على رموز وأحرف الحالة العليا.

لاست باس

LastPass هو امتداد المتصفح الذي يخزن كلمات السر الخاصة بك عبر الأجهزة. تحتاج فقط إلى تسجيل الدخول إلى LastPass وسيكون لديك حق الوصول إلى كلمات المرور الخاصة بك حتى لو كانت من جهاز لم تستخدمه من قبل.

داشلان

وبالمثل، Dashlane يخلق ويحفظ كلمات السر، ولكن مع مكافأة رائعة.

يملأ تلقائيا المعلومات الشخصية ومعلومات الدفع لتسجيلات الحساب أو عمليات الدفع من المتاجر عبر الإنترنت.

أدوات التدوين وإنشاء المواقع

تعتمد على المدونات لكسب العيش؟ ثم تحتاج إلى تحسين كتاباتك باستخدام أدوات إضافية لضمان أن المحتوى الخاص بك جذاب وخالي من الأخطاء.

VEED – تحرير الفيديو

Veed هو محرر فيديو بسيط عبر الإنترنت. إذا كنت ترغب في تقليم، تصفية، تدوير، اقتصاص، إضافة نص، رسم وأكثر على أشرطة الفيديو الخاصة بك وليس لديهم الوقت أو الدراية VEED هي الأداة المصممة بالضبط لذلك. نعتقد أن تحرير الفيديو يجب أن يكون سهلا وبسيطا ومتاحا للجميع. وهي مصممة لمنشئي المحتوى والناشرين الاجتماعيين والميلر الغارق وأي شخص يريد المشاركة في صنع محتوى الفيديو.

مدونات

المملوكة من قبل جوجل ، أداة كبيرة على شبكة الإنترنت للكتابة ، وبمجرد أن موقع الويب الخاص بك ما يكفي من حركة المرور ، هل يمكن أن نقد بسهولة للدخل السلبي!

ورد

واحدة من المنصات الأكثر شهرة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تعتمد عليها كمدونة أو موقع ويب أو أداة للتجارة الإلكترونية.

Wix

أداة إنشاء موقع على شبكة الإنترنت ، لديهم أداة إضافية لإنشاء شعارات ل20 دولارا ، هل يمكن استخدامها لتعزيز هوية العلامة التجارية الخاصة بك أو مساعدة الرئيس التنفيذي الخاص بك إنشاء علامة تجارية أخرى

جودى

أداة بسيطة ورخيصة لتعلم كيفية إنشاء موقع على شبكة الانترنت وربط جميع الأدوات اللازمة في حين تعلم أن يكون المسوق الرقمي.

كتابة والتدقيق الإملائي / كتابة أداة

أولا وقبل كل شيء ، أداة الكتابة المناسبة أمر حيوي لأي كاتب.

قواعد اللغة لديه المدقق النحوي الحرة ، المدقق الانتحال أن البقع الأخطاء المطبعية ، والأخطاء النحوية ، وهيكل الجملة جنبا إلى جنب مع قضايا حقوق التأليف والنشر ، هل يمكن استخدامه للتحقق من الكتابة الخاصة بك أو ، إذا كنت مدير المشروع فرجينيا ، للآخرين.

أدوات المحفظة – عرض موهبتك

محتوى

للكتاب والمدونين ، وكتاب وسائل الاعلام الاجتماعية لعرض محتواها بطريقة مهنية!

بيانس

للمصممين والرسام والفنانين الرقمية لإظهار أعمالهم.

محلل عناوين CoSchedule

الخروج مع جذاب ، SE الأمثل والودية العنوان هو في كثير من الأحيان تحديا.

يوفر لك محلل العناوين في CoSchedule الكثير من الوقت والجهد من خلال تزويدك بتوصيات لدعم حركة مرور موقعك على الويب.

بازسومو

يتم تكييف إنتاج محتوى في الوقت المناسب إلى مستواك من فهم وسائل الإعلام. ولكن، ماذا لو لم تكن في متابعة وسائل الإعلام إلى هذا الحد؟

BuzzSumo يوفر لك المواضيع الرائجة ، وكبار المؤثرين والرؤى وسائل الاعلام الاجتماعية.

من المرجح أن يلهمك ذلك من خلال التحقيق في المنافسين والاتجاهات.

أدوات SEO

ليس عليك تداول الجودة للوصول حيث يتم استخدام أدوات تحسين محركات البحث للحفاظ على حركة مرور مواقع الويب وتصنيفات البحث وأداء المحتوى.

جوجل تحليلات، Yoast كبار المسئولين الاقتصاديين وجوجل مخطط الكلمات الرئيسية هي الأدوات الأكثر شيوعا التي يمكن تحسين كتاباتك.

أدوات تحرير الصور

أدوبي سبارك

مدعوم من شركة أدوبي ، Spark هو تطبيق إنشاء وسائط متاح للجوال والويب. فهو يجمع بين تطبيقات التصميم 3 سبارك بوست، سبارك الصفحة و سبارك فيديو.

ادوبي فوتوشوب

مدعوم أيضا من قبل شركة أدوبي ، فوتوشوب هو العصا السحرية للمصممين الناجحين هناك. إنه التطبيق الأكثر احترافية المستخدم لتحرير الرسوم البيانية وصناعة الفن الرقمي بأكملها.

حريصة على معرفة المزيد؟ تحقق من دورة فوتوشوب Udemy للمبتدئين.

كانفا

Canva هي أداة تصميم رسومية للمبتدئين أو غير المصممين. وهو يقدم أدوات مجانية بما في ذلك صور الأسهم المجانية ، والصور المميزة على الويب ، وقوالب Instagram Story والصور المصغرة على YouTube.

انها الدعوة الصحيحة بالنسبة لك عندما تريد موسيقى الجاز حتى الصور الخاصة بك في أي وقت من الأوقات.

بيكسيلر

يأتي في 3 إصدارات ويب تعطي نوع تحرير الصور الذي تريد تطبيقه.

1. النسخة المرحة: لديها مرشحات وعدد قليل من خيارات التحرير.
2. النسخة السريعة: لديها مجموعة واسعة من الآثار.
3. الإصدار المتقدم: انها مماثلة لفوتوشوب ولكن أقل تعقيدا.

برامج المساعد الظاهري

انها نوع من مضحك أن كنت كمساعد الظاهري يمكن استخدام مساعد الظاهري المبرمجة الخاصة بك.

جوجل ومايكروسوفت وأبل والأمازون خلقت برنامج مساعد الظاهري للتعامل مع المهام اليومية للأفراد والشركات

في مقال للمراجعات، قال لي مالون، مؤسس شركة تطبيقات الصوت والهاتف المحمول نادرا ما يكون مستحيلا، إن "تقنية المساعد الصوتي لا تزال في المراحل المبكرة وتتطلب منحنى التعلم".  

ومع ذلك، يمكنهم التعامل مع المهام الأساسية مثل إضافة مواعيد التقويم.

مساعد جوجل

وكان مساعد جوجل شعبية لأول مرة كما جوجل الرئيسية الذكية المتكلم. ومع ذلك، فإنه متاح على جميع أجهزة الروبوت.

على الرغم من أنه يعرف باسم برنامج مساعد افتراضي يتم تنشيطه صوتيا ، إلا أنه يدعم الأوامر النصية التي تقدم لك الإجابة الأعلى رتبة لسؤالك في جزء من الثانية.

وعلاوة على ذلك، يمكنك طرح أسئلة شخصية مثل "ما هو على جدول أعمالي اليوم؟" أو "من اتصل بي في الساعة الماضية؟"

سيقوم البرنامج بالتحقق من التقويم الخاص بك وسجل المكالمات ثم الاستجابة بطريقة واضحة.

سيري

لمستخدمي Apple ، أنت بالتأكيد على دراية ب Siri.

يمكنه القيام بالمهام السابقة ، بالإضافة إلى النشر على حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك وتوفير تذكيرات تستند إلى الموقع.

على سبيل المثال، إذا كنت تخطط للمرور بجانب البنك بعد غداء عمل، فسيكتشف موقعك ويذكرك أثناء مغادرتك.

نظرا لأنه يتم ذكر المطاعم ، فمن الجيد ملاحظة أن Siri يتصل بحجوزات مطعم OpenTable. وهكذا، يمكنك أن تطلب من Siri حجز مطعمك المفضل طالما أنه يستخدم OpenTable أيضا.

كورتانا

Cortana هو مساعد ظاهري طورته Microsoft لمساعدتك في المهام المتعلقة بالعمل. يساعدك على التنقل في الكمبيوتر بسرعة إذا كنت تبحث عن ملف أو برنامج معين.مثل غيرها من البرامج مساعد الظاهري، فإنه يدير الاجتماعات ويقرأ رسائل البريد الإلكتروني.

من مؤتمرات الفيديو إلى مديري كلمات المرور وملحقات المتصفح ، المساعدين الظاهري لديها قدر كبير من الأدوات للاختيار من.

لا يهم عدد الأدوات التي تستخدمها بانتظام. ليس هناك حد أدنى ولا حد أقصى عندما يتعلق الأمر بالعمل ك VA. ما يهم هو أن تشعر أنك أقل إرهاقا في استخدامها ، وأكثر ارتياحا لما تفعله ، وأن عميلك ، سواء كان شخصا تجاريا أو شركة ، يحصل على النتائج بمساعدتك.