دليل أدوات إدارة المشاريع عن بعد – 34 أداة يجب أن تعرفها

لقد وُضِعنا أمام اختبار حقيقي غير مخطط له عندما اجتاح فيروس كورونا العالم واضطر أصحاب العمل للسماح للموظفين للتغيب عن العمل أو العمل بالمنزل. وأصبحت أدوات إدارة المشاريع من المنزل مهمة جدًا، زادت أرباح Zoom لإدارة الاجتماعات أونلاين بشكل خرافي أثناء توقف الحركة وحظر التجوال الذي فرض بسبب كوفيد19، وربما في المستقبل القريب تصبح هذه الأدوات بديلًا تمامًا عن مكاتب العمل، من يدري!

مع التقدم العلمي على كافة الأصعدة واعتماد الإنسان تدريجيًا على الآلة والبرامج التي توفر كثيرًا من الجهد والوقت وبعدما أصبح تدخل الإنسان في سير العمل أقل وسيصبح أقل وأقل!
بعض الشركات فقط التي استطاعت أن تتدبر الموقف جيدًا وتحافظ على إنتاجيتها بل وتزيدها مما غير سياسة بعض الشركات ليكون العمل من المنزل من السياسات الأساسية بغض النظر عن الظروف الحالية!

ولنساعدك على إدارة فريقك من المنزل باحترافية جمعنا لك أهم أدوات ستحتاجها للعمل عن بعد:

أدوات إدارة المشاريع والمهام:

التحدي الأهم أن تستطيع إدارة فريقك بمهارة وتحافظ على تواصلك معهم ومستوى إنتاجيتهم، ومن الأدوات المساعدة على ذلك:

1. Zoho projects

هو أداة قوية لإدارة المشاريع، يوفر جدولة المشروع والميزانية، مما يسمح لمديري المشاريع بتحديد مهام المشروع وتعيينها إلى فرقهم وتقدير تكاليف المشروع ومتابعة المهام أثناء التنفيذ، كما يتيح عرض المهام بطرق وتعيينات مختلفة.

يعتبر كذلك مناسب جدًا لمن يرغب في تخصيص الإعدادات بشكل كامل ليناسب احتياجاته، وهذا قد يكون متعب في البداية إلا أنه يجعله مناسب تمامًا لاحتياجات العمل.

كما أن ميزة زوهو أنه يتيح التكامل مع مئات البرامج الأخرى الخاصة به أو البرامج الأخرى. كما أنه يدعم اللغة العربية.

2. Wrike

أداة من أشهر الأدوات في إدارة فرق العمل، من مميزاته أنه يحتوي على نماذج جاهزة يمكن استخدامها لمهام بأغراض مختلفة، أداة سهلة وسعرها مقبول، تتيح كذلك العرض بطرق مختلفة، تناسب أكثر شركات التسويق والقائمة على الأعمال الإبداعية.

3. Monday.com لإدارة المشاريع والمهام

تقدم هذه الأداة ميزات الإنتاجية مثل تتبع الوقت ولوحة كانبان المتكاملة والإشعارات الآلية وأتمتة سير العمل وكذلك طرق العرض المتعددة ويوفر التكامل مع التقويم، يمكن للفرق تحقيق نتائج أفضل وأسرع لكل مشروع رئيسي.

تتيح ذلك عشرات النماذج الجاهزة، وتتميز كذلك بعرضها المميز المريح للعين بألوان مختلفة وطريقة جميلة.

4. Asana لإدارة المشاريع والمهام

من أشهر وأفضل أدوات إدارة الفرق على الإطلاق، تشمل إدارة المهام، وإعداد التقارير، والإشعارات التلقائية، وبوابة العملاء، وأدوات التعاون، ولوحات المعلومات dashboards، وتطبيق الهاتف المحمول، وإدارة المستندات، وتعيين المهام. يتضمن Asana أيضًا ميزة Inbox التي تلتقط جميع التحديثات التي تم إنشاؤها تلقائيًا بواسطة البرنامج.

5. ClickUp

هي أداة حديثة نسبيًا إلا أنها وضعت مع أفضل الأدوات المنافسة سريعًا، تحتوي على مدير مهام ومشاريع، ومتتبع لنسبة التقدم في الأهداف، ومتتبع للوقت، ومدير ملفات، وإيميل ومحادثات، وإشعارات للتذكير بالمواعيد الهامة، بطرق عرض متنوعة وتكامل مع كثير من الأدوات الأخرى.

6. Trello

أداة بسيطة لإدارة المشاريع، مشهور بطريقة العرض Kanban، المشروع يتم إضافته ببطاقة، ويضاف لها كل تفاصيل المشروع، وتسمح بطاقات Trello للمستخدمين بالتعاون مع بعضهم البعض. ويمكن للمستخدمين إضافة تعليقات وإضافة أعضاء وإرفاق المستندات بالمهام الموكلة إليهم. كما يوجد نماذج جاهزة لتناسب طبيعة النشاط المستخدمة فيه.

7. Basecamp

ركزت Basecamp على تطوير واجهة بسيطة يمكن من خلالها إنشاء المشاريع ومتابعة التقدم وإدارة المهام، وتسهل بشكل كبير التواصل بين الفريق وتنظيم النقاشات.

8. Slack

أداة تقود على قنوات التواصل بشكل احترافي يسمح بذكر فرد آخر أو إرفاق ملف يمكن العودة له في الأرشيف وغيره، كما يتيح مكالمات الفيديو، كما يتكامل مع معظم برامج الأعمال بحيث يمكنك الاستعانة به للتواصل بجانب الأدوات الأخرى لديك.

9.   Paymo

تمنحك Paymo مؤقت مدمج لتتبع المشاريع وتطبيقات الكمبيوتر والموبايل، بالإضافة إلى جداول زمنية دقيقة تعمل بمثابة نافذة على إنتاجيتك. يمكن تصدير البيانات لاحقًا كتقارير زمنية ومشاركتها مع فريقك وعملائك.

وهناك وظيفة محاسبة المشروع لتتبع النفقات وإنشاء فواتير العملاء الآلية وتحويل المقترحات إلى مشاريع.

10. Teamwork

أداة مناسبة للمشاريع الكبيرة والمعقدة، يحتوي على مخططات جانت وعرض اللوحة وإدارة المحافظ وتتبع الوقت ولوحات إعداد التقارير وإدارة عبء العمل وغيرها الكثير. تتيح ميزة فواتير العميل للمستخدمين إنشاء فواتير بناءً على ساعات العمل والنفقات المتكبدة.

أدوات إدارة العملاء:

لا يجب أن ترى عميلك لتحقق أفضل خدمة ممكنة، ويمكنك متابعة رحلته مع منتجك من البداية وحتى يتم الشراء بل وبعد ذلك، ومن أفضل الأدوات لتقوم بهذا باحترافية:

1. Salesforce Sales

من أشهر أدوات إدارة العملاء، وهو قابل للتخصيص بدرجة كبيرة مع تكامل عميق وواسع مع التطبيقات الأخرى. يتيح لك إصدار تقارير مفصلة للغاية لتتبع نشاطك. ولتتبع  الإدارة تقدم الفريق ونشاطه. لوحة معلومات قابلة للتخصيص تسمح بملء علامات التبويب التي تستخدم بشكل متكرر في “شريط الإشارات” مما يسمح بالتنقل بشكل أسرع.

2.  HubSpot CRM

أداة مبسطة وسهلة لا تحتاج كثيرًا لعناء ضبط الإعدادات وتخصيص تقارير معينة، فهي تتيح الكثير من التقارير التفصيلية حول نشاط المبيعات والإنتاجية والأداء الفردي، ستكون لديك جميع البيانات التي تحتاجها لتدريب فريقك على النجاح. كما يقوم بتتبع البريد الإلكتروني والإشعارات وتتبع الاحتمالات وجدولة الاجتماعات والدردشة الحية.

3. Pipedrive

ينظم Pipedrive العملاء المتوقعين بطريقة ستحصل دائمًا على نظرة عامة رائعة على المبيعات ، ويجعلك تركز على الصفقات المهمة أولاً. يريك عرض واحد مبسط لعملية مبيعاتك، ويجمع فريقك على نفس الصفحة، يتم تتبع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والتقدم تلقائيًا، حتى تتمكن من التركيز على القيام بما تفعله.

4.   Zoho CRM

هي أداة متكاملة لإدارة العملاء، أداة غنية بالمميزات ويمكن تخصيصها لتناسب الصناعات بجميع أنواعها وأحجامها. يوفر Zoho CRM تكاملاً مع الكثير من منتجات Zoho والكثير كذلك من التطبيقات الخارجية، بما في ذلك G Suite و Office 365 و Salesforce والتطبيقات الشائعة الأخرى.

5.  Freshworks CRM

قم بإنشاء مراحل البيع الخاص بمؤسستك، فكثير من الإعدادات هنا متاح تخصيصها بالشكل الملائم، ومتاح أتمتة العملية بالكامل، لسهولة متابعة العمل بدقة وزيادة الإنتاجية، وتمتع في النهاية باستعراض تقارير دقيقة وواضحة.

6.   Streak

أداة متخصصة لإدارة العملاء على Gmail، لتتمكن من متابعة المبيعات والعملاء والبريد الواد والمرسل، يتيح Streak للشركات إرسال روابط دعوة إلى أقسام تنظيمية مختلفة ومنح أذونات لموظفين معينين. يمكن للمستخدمين استخدام تقارير الأداء لاكتساب رؤى حول المبيعات. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر تطبيقات الهاتف المحمول لأجهزة iOS و Android ، مما يتيح للمستخدمين تحديث تفاصيل العملاء ومشاركة المعلومات الهامة مع أعضاء الفريق حتى من المواقع البعيدة.

7.   Agile CRM

 CRM يقوم بأتمتة المبيعات والتسويق والخدمات في نظام أساسي واحد. يحتوي على تتبع المبيعات وإدارة جهات الاتصال وأتمتة التسويق وتحليلات الويب ورسائل البريد الإلكتروني والهاتف ومكتب المساعدة، بواجهة بسيطة ونظيفة وحديثة.

8.   Bitrix24

من أشهر أدوات إدارة العملاء في العالم، تقدم نظرة عامة على معاملات المبيعات الجارية والمراحل الخاصة بها. باستخدام لوحة معلومات المبيعات، يمكن لفريق المبيعات معرفة عدد الصفقات التي فازوا بها، وعدد العملاء الذين لم يتم إصدار فواتير لهم بعد، وتقييم الموظف مقارنة بأعضاء فريق المبيعات الآخرين. كما أن بيتريكس24 يعمل أيضًا كمدير مشاريع لإدارة المهام بين الموظفين وضبط توقيتات كل مهمّة بحيث يتم التنسيق بين المهام وبعضها بتناغم وبدون تأخير.

9.   Zendesk

هو حل لإدارة الأعمال يوفر واجهة قابلة للتخصيص وميزات الدردشة الحية والتكامل مع تطبيقات مثل Salesforce و Google Analytics. تُستخدم Zendesk عبر مجموعة واسعة من الأسواق الرأسية بما في ذلك التكنولوجيا والحكومة ووسائل الإعلام وتجارة التجزئة، من الصغيرة إلى الكبيرة.

10.   Less Annoying CRM

أداة بسيطة كما يظهر من اسمها مناسبة للشركات الصغيرة، من خلال إدارة جهات الاتصال وأتمتة المبيعات (SFA)، يتيح للشركات دمج معلومات العملاء الخاصة بهم في مكان واحد، يمكن للفريق بأكمله الوصول إليه. تتيح لوحة المعلومات للمستخدمين عرض أي ملاحظات وملفات ومهام وأحداث ومعلومات خط الأنابيب المتعلقة بجهة اتصال. تشمل الوحدات تتبع العملاء المحتملين وتدوين الملاحظات والتقويمات وإدارة المهام.

أدوات إدارة الوقت:

يعتري المدارء القلق حول: هل الموظف يعمل في الوقت المحدد للعمل أم لا؟ دع هذه الأدوات تساعدك في متابعة ذلك بشكل دائم وتقارير دقيقة:

1. Time Doctor

أداة لتتبع وقت العمل عن بعد يساعدك أنت وفريقك على إنجاز الكثير كل يوم. ومراقبة جلسة العمل، والتذكيرات، وتسجيل لقطة الشاشة، والفواتير، وأدوات إعداد التقارير، ويدعم التكامل مع أكثر من 35 أداة مختلفة لإدارة المشاريع والإنتاجية.

2. Toggl

لتتبع الوقت للفرق الصغيرة والكبيرة. تتبع ساعات العمل بسيط جدًا ومرن مع دعم أنواع الأجهزة المختلفة. يُنشئ تقارير جميلة ورسومًا بيانية لاستخدام الوقت مع إمكانية تصدير سجلات الوقت كجداول بيانات Excel أو الحصول على تقارير أسبوعية عبر البريد الإلكتروني أو مشاركة روابط التقارير العامة مع العملاء لمزيد من الشفافية.

3. Tmetric

تشمل الميزات الرئيسية لـ TMetric مراقبة النشاط والتعاون وإدارة الأذونات وتتبع النفقات والفواتير. يمكن للشركات تصفية التقارير التي تم إنشاؤها وفقًا لاسم العميل أو الفريق أو الحالة القابلة للفوترة وتصدير الملفات بتنسيق PDF / CSV. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر تطبيقات الهاتف المحمول لأجهزة iOS و Android ، مما يتيح للمديرين تعيين المهام لأعضاء الفريق والحصول على نظرة عامة على المشاريع الجارية حتى من المواقع البعيدة.

4. Focus to do

هو تطبيق سهل الاستخدام لإدارة الوقت والمهام يساعدك على إدارة المهام في أي مكان وزمان، ويساعدك على أداء المهام بكفاءة، ويمنحك تقارير بالوقت المستهلك لكل مهمة. متوفر إصدارات متنوعة لأجهزة الكمبيوتر والموبايل وكذلك إضافة جوجل كروم.

أدوات إدارة الاجتماعات:

لا بد للفريق أن يتواصل للتخطيط أو التحفيز أو التقييم أو التدريب أو غيره، وهذه الأدوات ممتازة لعمل اجتماعات أونلاين:

1.   GoToMeeting

GoToMeeting هي أداة لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت تتيح للمستخدمين استضافة ما يصل إلى 250 مشاركًا. يمكن للمستخدمين مشاركة أي تطبيق على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم في الوقت الفعلي. يوفر كذلك مؤتمرات الفيديو عالية الدقة واجتماعات غير محدودة مع الزملاء يمكن للحاضرين الاتصال بالاجتماعات من جهاز Mac أو الكمبيوتر الشخصي أو iPad أو iPhone أو جهاز Android.

2.   BlueJeans

وفر للمستخدمين إمكانية الوصول بلمسة واحدة إلى الاجتماعات بغض النظر عن الجهاز أو المتصفح أو منصة الاجتماعات أو نظام الغرفة المستخدم. أمان على مستوى المؤسسة من الهجمات الضارة، وحماية خصوصية المستخدم النهائي. تشمل الميزات الأساسية دعم البث المزدوج، والدردشة النصية الجماعية، ومشاركة الفيديو ، وتسجيل الاجتماعات، والتقارير التاريخية، والاجتماعات المشفرة، ومشاركة المحتوى عالي الدقة، ودعم الدخول الموحّد (SSO)، وتكامل المتصفح والجوّال، والاجتماع متعدد الأطراف.

3.   Google Meet

الأداة مجانية جزئيًا تتيح للمستخدمين البقاء على اتصال مع العملاء والفرق على مستوى العالم. يعمل التطبيق بالتزامن مع تطبيقات Google الأخرى ويسمح لك بتقديم اجتماعات البث المباشر والتعاون والمشاركة فيها إلى 100000 مشاهد في وقت واحد. يأتي أيضًا كملحق Chrome ويمكن استخدامه عبر جميع أنواع الأجهزة.

4.   Zoom

من أشهر الأدوات المستخدمة مرخرًا بعد جائحة كورونا، وهي أداة سهلة تتيح عمل اجتماعات بدقة عالية، مع إمكانية مشاركة الشاشة والتحكم في الصوت والفيديو لكل مستخدم واختيار طريقة عرض بعدد معين لأعضاء الاجتماع بشكل معين.

5. Uber Conference

أداة رائعة وخفيفة التحميل ويمكنك مشاركة الشاشة مع جميع الفريق بسهولة من الجوال أو من جهاز الكمبيوتر وبدقة عالية، كما يمكنك التحكم في الصوت والفيديو لكل مستخدم. يوجد باقة مجانية مدتها 45 دقيقة فقط ثم عليك أن تشترك في باقة مدفوعة للاجتماعات الأطول أو المتعددة.

أدوات الوصول للأجهزة عن بعد:

في بعض الأعمال يحتاج أحد الموظفين للوصول الكامل لجهاز آخر والتحكم الكامل به، وهذه الأدوات السحرية يمكنها ذلك ببساطة:

1.   AnyDesk

أداة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، تأتي مزودة بدفتر عناوين مدمج يتتبع جهات الاتصال ويمكّن المستخدمين من عرض حالة الاتصال بالإنترنت للمتعاونين، بالإضافة إلى ذلك، تسمح بإعادة التشغيل عن بُعد، وتقارير الجلسات، والفوترة الآلية والفواتير.

تشمل الميزات الأخرى لبرنامج AnyDesk دعم لوحة المفاتيح الدولية، ونقل الملفات وغيره.

2.   TeamViewer

يوفر برنامج TeamViewer ميزات مثل إدارة المستندات والكتابة التعاونية وإدارة الدعوات والتحكم عن بعد ومشاركة الشاشة والدردشة والرسائل.

تغطي وظيفة المراسلة الفورية ميزات مثل المراسلة في وضع عدم الاتصال والمحادثات الجماعية والدردشات القائمة على الويب ومجموعات الدردشة المستمرة والدردشة التي يبدأها العميل من حالات الخدمة وسجل الدردشة. يوفر البرنامج تشفيرًا شاملاً ودعمًا كاملاً للأجهزة المحمولة.

أدوات أخرى مكملة في إدارة المشاريع

1.   Miro

Miro هو النظام الأساسي للسبورة البيضاء التعاونية عبر الإنترنت التي تمكن الفرق من العمل معًا بفعالية، بدءًا من العصف الذهني باستخدام الملاحظات اللاصقة الرقمية إلى تخطيط وإدارة سير العمل السريع. ويتكامل مع الكثير من أدوات إدارة الأعمال. وبه كذلك الكثير من نماذج العمل المساعدة.

2.   XCALLY

أداة لتنظيم مركز الاتصالات Call center وتنظيم رحلة الردود الصوتية الآلية ومحادثة الويب والبريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة والفاكس.

3.   Google Data Studio

Google Data Studio هو حل لإعداد التقارير قائم على السحابة مصمم لمساعدة الشركات الصغيرة والكبيرة على تخصيص البيانات ومشاركتها وتصورها من خلال المخططات والجداول القابلة للتكوين. تشمل الميزات تعاون الفريق وطرق العرض المفلترة والعلامات التجارية القابلة للتخصيص والتحكم في الوصول ومزج البيانات.

كيف تختار البرنامج الأنسب لك؟

لا تجعل كثرة البرامج يصيبك بالحيرة، إليك بعض النصائح التي تساعدك على اختيار الأداة الأنسب لعملك:

1. الميزات الأهم لعملك: كل أداة تركز على بعض الميزات Features، يجب أن ترتب أولوياتك قبل اختيار الأداة الأنسب، مثلًا إن كان الأهم لعملك في إدارة الفريق أن تعرف مدة إتمام المهمة ركز أن تجد الأداة التي توفر هذا، أو ربما يكون الأهم لعملك عرض المهام بطريقة Gantt Chart أو Kanban فعليك أن تركز بحثك على ذلك، وهكذا، اعرف أولوياتك واختر الأنسب بناء عليها.
2. ميزانيتك: قد تكون ميزانيتك كبيرة تسمح بالاشتراك في برنامج بمميزات كبيرة وسعر كبير كذلك، وقد تكون ميزانيتك محدودة فتضطر لتضييق دائرة الاختيار، وكذلك توجد بعض الأدوات المجانية تمامًا أو جزئيًا قد تؤدي الغرض كل ذلك تحدده الميزانية الموضوعة له.
3. مراعاة المستخدمين: قد يكون موظفو شركتك يتحدثون بلغة أو أخرى وبعض الأدوات يدعم لغات ولا يدعم أخرى مما قد يدفعك لاختيار أداة معينة لمراعاة لغة المستخدمين، وهناك أسباب أخرى قد تجعل أداة أنسب من أخرى للمستخدمين مثل أن يكونوا قد استخدمو أداة شبيهة أو غيره.
4. السهولة والبديهية: من أهم أسباب تفضيل أداة على أخرى أن تكون سهلة الاستخدام وذلك يعني أن المستخدم الجديد لا يعاني في كل إجراء يود القيام به، كما أن كل إجراء يتم بأقل جهد ووقت وخطوات.
5. تقييم المستخدمين: يفيدك قبل شراء أي أداة تقييم المستخدمين السابقين، وهناك مواقع متخصصة في ذلك مثل getapp وsoftwareadvice كما أنه يمكنك إجراء مقارنات بين أداة وأخرى ومعرفة كل التفاصيل المهمة عن كل أداة.
6. المجتمع النشط: وجود مجتمع فعال لأي أداة يفيدك بشكل كبير في استفساراتك وتوفير دعم ودي بين المستخدمين وبعضهم، كما يتيح فرصة تدريب الفريق بسهولة.
7. إمكانية التكامل مع البرامج الأخرى لديك: إن كنت تستخدم أداة لوظيفة معينة وأردت اختيار أداة لوظيفة أخرى في نفس العمل حاول أن تتأكد من إمكانية التكامل بينهما لأن ذلك يسهل بعض العمليات.

أخيرًا

الميزة دائمًا في السوق لمن يستطيع أن يتخذ قراراته بشكل مدروس وسريع حسب ما يجد من ظروف محيطة، نحن ساعدناك على اتخاذ القرار الأنسب لمؤسستك وعليك أن تقوم باتخاذ قرارك. لا تعرف كيف تختار؟ اتصل بنا لمساعدتك في اختيار الأداة الأمثل المناسبة لك.